Présentation de l'entreprise

Le poste

Assurer la gestion administrative et opérationnelle au sein de son service/site.
Gestion administrative technique
- Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires
et les entreprises et le responsable d'opérations
- Retranscrire les compte-rendu
- Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique
- Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec
le responsable de service/site
- Réaliser, affranchir, poster et dispatcher les courriers (chrono, agenda)
- Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs)
- Commander les fournitures de bureau
- Etablir et envoyer les bons de commande
- Gérer des dossiers assurances
- Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site
Gestion administrative du patrimoine
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Aider à la planification des rendez-vous et réunions
- Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe
- Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB.
- Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client
- Assurer le suivi de divers tableaux de bord
- Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de
l'ensemble des documents
- Assurer le suivi et la transmission des états informatiques
- Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des
données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc.
- Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site
Gestion et suivi budgétaire
- Gérer la facturation exploitation et travaux.
- Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site.
- Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix)
- Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité
- Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle
participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux.
Relations client
- Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres
de l'équipe
- Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.)
- Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion
- Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi)
- Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l'équipe et les autres services
- Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Secrétaire de syndic immobilier
• Type de contrat : CDI
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
  - Analyser une demande de location
  - Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• 
  Savoir-être professionnels : Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire
• 
  Durée hebdomadaire de travail : 35H/semaine Travail en journée

Profil souhaité